Năng suất là gì và làm sao để đạt được?

Từ “năng suất” khiến mọi người phản ứng khác nhau. Chủ đề thách thức này đã bị bao bọc bởi nhiều định kiến và tranh cãi mà nó có thể tạo ra trong lĩnh vực này.

Hầu hết các mối liên kết với năng suất đều là sai lạc và có hại. Tại sao nhiều người lại phê phán với một điều gì đó có thể mang lại lợi ích đáng kể cho họ? Trong bài viết này, tôi tiếp cận chủ đề này một cách khách quan. Tôi dự định bóc tách những hiểu lầm phổ biến nhất về năng suất.

Chủ đề này sẽ giúp bạn trong cuộc sống, dù bạn muốn bắt đầu doanh nghiệp của mình hay đơn giản là đạt được mục tiêu cá nhân một cách hiệu quả hơn.

Định nghĩa về năng suất

Vấn đề bắt đầu ngay từ cấp độ tên gọi. Nhiều định kiến bắt nguồn từ những liên tưởng tiêu cực. Nó gợi lên hình ảnh về những nhà máy, sự ám ảnh với kết quả, mê công việc, và hình thức hóa. Nó liên quan đến hình ảnh của một nhà máy hói than hơn là một doanh nghiệp trực tuyến hiện đại hoạt động trên máy chủ với ổ cứng NVMe SSD.

Tên gọi thực sự bắt nguồn từ thời kỳ Cách mạng Công nghiệp. Tuy nhiên, hiện tượng mà nó mô tả đã thay đổi đáng kể không chỉ về tối đa hóa số lượng mà còn lên dây chuyền sản xuất.

Năng suất có nghĩa là làm một việc gì đó tốt nhất có thể, nhưng luôn trong bối cảnh của các nguồn lực có sẵn. Ví dụ, một ngày làm việc hiệu quả là một ngày dành cho các hoạt động mang lại lợi ích lớn nhất cho bạn vào thời điểm đó, xem xét đến mục tiêu, dựa trên tài nguyên năng lượng và thời gian có sẵn.

Không có danh sách chính xác về những việc làm mang tính năng suất và không hiệu quả. Năng suất hơn là về việc tìm kiếm tối ưu hóa một cách có ý thức, tìm ra những giải pháp tốt nhất vào bất kỳ thời điểm nào, đặt ra mục tiêu chất lượng và giảm thiểu lãng phí thời gian. Năng suất liên quan đến việc tìm kiếm bước di chuyển tốt nhất, không chỉ là một bước đủ tốt hoặc bước đầu tiên nảy vào tâm trí.

Năng suất cũng là tên của một lĩnh vực nghiên cứu về cách tổ chức công việc tốt hơn, cách đạt được mục tiêu và quản lý bản thân về thời gian. Đó là thuật ngữ chung cho các kỹ thuật và ứng dụng khác nhau hỗ trợ trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án, danh sách công việc, và đo lường kết quả.

Hiểu lầm 1 – Trở nên năng suất là loại bỏ sự không còn thư giãn và sự đơn điệu

Những người phản đối việc lập kế hoạch thường hỏi: tại sao bạn cần tất cả những công việc, mục tiêu và đo lường kết quả này? Những người này giả định rằng người lập kế hoạch tổ chức cả cuộc sống của họ theo cách này. Sự thật là năng suất và tất cả các kỹ thuật liên quan đến nó – chỉ là những công cụ. Bạn có thể tự do chọn lựa trong những lĩnh vực bạn áp dụng chúng.

Bạn không cần phải lập kế hoạch cho thời gian chơi với con bạn một cách tối ưu. Tuy nhiên, nếu bạn ngồi làm việc vào buổi sáng và biết bạn chỉ có vài giờ, bạn không muốn lãng phí thời gian đó. Bạn sử dụng các phương pháp khác nhau giúp bạn làm việc một cách hiệu quả nhất có thể, và điều này hạn chế quyết định tự spontaneity. Bạn đã đầu tư như việc mua hệ thống máy chủ hosting VPS nhanh chóng một cách có ý thức, bạn nên tiếp cận việc đầu tư thời gian của bạn theo cách tương tự.

Vậy nên, năng suất không khuyến khích bạn bật chế độ tự động và đợi “điều gì sẽ xảy ra”. Nhưng bạn không nên quên rằng bạn chọn lựa trong những lĩnh vực bạn áp dụng cách tiếp cận này.

Hiểu lầm 2 – Năng suất là tự tạo áp lực, làm nhiều hơn và nhanh hơn

Lĩnh vực này liên quan đến việc tối đa hóa. Một số người nghĩ rằng nó ngụ ý rằng càng làm nhiều và nhanh thì càng tốt. Trên thực tế, nó hoàn toàn ngược lại vì năng suất đòi hỏi yếu tố chất lượng, không phải số lượng. Cụ thể, năng suất liên quan đến việc làm những điều quan trọng nhất đối một cách hiệu quả nhất có thể, và tìm cách để đạt được điều đó. Bạn cố gắng đạt được kết quả trong thời gian ít hơn, dễ dàng hơn và với ít công sức hơn.

Hiểu lầm 3 – Năng suất chỉ dành cho Doanh nghiệp và Tổ chức

Sử dụng tối ưu nguồn lực (thời gian, tiền bạc, nhân viên) là quan trọng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không thể áp dụng một số phương pháp và tiếp cận một cách rộng rãi hơn. Nếu bạn có thể sử dụng một số công cụ để bắt đầu một doanh nghiệp, bạn cũng có thể sử dụng công cụ để tăng cường năng suất của bạn.

Hãy tự hỏi: liệu bạn muốn cố gắng làm mọi thứ càng tốt nhất có thể và tận dụng tối đa nguồn lực của bạn trong quá trình đó không? Nếu có, các kỹ thuật liên quan đến năng suất chắc chắn sẽ giúp bạn, ngay cả trong công việc hàng ngày tại nhà.

Hiểu lầm 4 – Năng suất có nghĩa là trở thành một robot

Đối với nhiều người, vấn đề này trắng đen. Hoặc bạn chọn sự thư giãn, hoặc bạn trở thành một robot – lập kế hoạch từng phút, tạo hàng trăm danh sách công việc và hóa mọi thứ. Trên thực tế, bạn có thể điều chỉnh “cường độ” theo ý muốn, giới thiệu chỉ một hoặc hai phương pháp, hoặc giới hạn tập trung vào năng suất trong các tình huống cụ thể, như khi bắt đầu với một cửa hàng trực tuyến.

Hiểu lầm 5 – Năng suất chỉ dành cho Huấn luyện viên và các chuyên gia

Thật không may, điều này mang đến một mức độ đáng kể của sự thật. Nhiều người tham gia vào các cuộc trò chuyện về chủ đề quản lý thời gian, lập kế hoạch, đạt được mục tiêu và phát triển cá nhân. Tuy nhiên, phần lớn họ lại làm điều này một cách phi truyền thống.

Nhưng chỉ vì một số người bán ý tưởng rằng mọi thứ đều có thể và có phương pháp chung cho mọi thứ không có nghĩa là bạn phải hoàn toàn bỏ qua chủ đề này. Bạn chỉ cần có một tinh thần mạnh mẽ và tạo bộ lọc của riêng bạn để loại bỏ những nguồn ít giá trị.

Hiểu lầm 6 – Năng suất đặt ra các hạn chế

Điều này đúng, nhưng tôi gọi nó là kỷ luật. Năng suất liên quan đến sự nhất quán, tổ chức, lập kế hoạch, dự kiến, chính xác ở một mức độ nhất định. Đó chỉ là giá bạn phải trả để có kết quả tốt hơn.v Khi bạn mua một hệ thống máy chủ ảo giá rẻ, bạn phải trả nhiều hơn so với hosting chia sẻ vì nó khiến bạn đạt được kết quả tốt hơn tương xứng với chi phí bỏ ra.

Hiểu lầm 7 – Năng suất chỉ dành cho những người vượt trội

Ngược lại hoàn toàn. Một số người bẩm sinh giỏi lập kế hoạch, đáp ứng các hạn chế thời gian và duy trì động lực cao, trong khi những người khác có thể cần học hỏi và hỗ trợ bản thân bằng các kỹ thuật và công cụ.

Do tính linh hoạt của nó, phương pháp này dành cho mọi người. Tuổi tác, nghề nghiệp, kinh nghiệm, và cả các yếu tố khác không quan trọng. Điều duy nhất cần là sự sẵn sàng để đạt được nhiều hơn từ những gì bạn làm hoặc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Bạn sẽ tìm thấy hàng trăm phương pháp để thử nghiệm.

Hiểu lầm 8 – Năng suất dẫn đến tội lỗi

Đôi khi, bạn thử nghiệm các kỹ thuật liên quan đến năng suất nhưng nhanh chóng bị thất vọng vì mọi thứ không diễn ra suôn sẻ như bạn mong muốn. Bạn đặt ra những mục tiêu khó khăn mà hiện thực đau thương thử nghiệm. Bạn cảm thấy thất vọng và lòng tự trọng của bạn bị ảnh hưởng.

Thường thì, đó chỉ là một vấn đề của các phương pháp được chọn một cách tệ hại. Giai đoạn thử nghiệm, điều chỉnh và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn là quan trọng. Một khía cạnh khác là sự nhận thức bạn đạt được bằng cách cố gắng hành động một cách năng suất hơn. Ví dụ, bạn có thể bị kinh ngạc bởi lượng thời gian bị lãng phí hoặc công sức cần thiết để duy trì tính nhất quán.