IT- ja teknologia-alan johdon assistentti

Etsimme erittäin järjestelmällistä, ennakoivaa ja yksityiskohtiin suuntautunutta johdon assistenttia tukemaan nopeasti kasvavan webhotelliyrityksemme toimitusjohtajaa ja perustajia. Ihanteellinen ehdokas hoitaa päivittäiset hallinnolliset tehtävät, aikataulutuksen, kokousmuistiinpanot ja on toimitusjohtajan mukana tärkeissä kokouksissa. Tämä rooli edellyttää erinomaisia kommunikointitaitoja, harkintakykyä ja kykyä työskennellä dynaamisessa ja nopeatempoisessa ympäristössä.

Keskeiset vastuualueet:

Kalenterin hallinta:

Hallinnoi ja koordinoi toimitusjohtajan kalenteria, aikatauluta kokouksia, tapahtumia ja tapaamisia tehokkaasti.

Varmista, ettei ristiriitoja ole, ja anna muistutuksia tulevista kokouksista tai tehtävistä.

Aikatauluta ja järjestä sisäisiä ja ulkoisia kokouksia, mukaan lukien asiakkaiden, kumppaneiden ja johtoryhmän kanssa pidettävät kokoukset.

Kokousten valmistelu ja seuranta:

Valmistele esityslistat, esitykset ja muut asiaankuuluvat materiaalit kokouksia varten.

Osallistu kokouksiin toimitusjohtajan kanssa ja tee yksityiskohtaisia muistiinpanoja varmistaen toimenpiteiden seurannan.

Jaa kokouspöytäkirjat, hallinnoi osastojen välistä viestintää ja seuraa tärkeiden päätösten edistymistä.

Tehtävien hallinta:

Auta toimitusjohtajaa hallinnoimaan Päivittäiset tehtävät, prioriteettien asettaminen ja määräaikojen seuranta.

Järjestele tehtäviä ja varmista, että toimitusjohtaja pysyy ajan tasalla projekteista ja tehtävälistoista.

Matkajärjestelyt:

Järjestä ja hallinnoi matkalogistiikkaa, mukaan lukien lennot, majoitus ja kuljetus.

Ole toimitusjohtajan mukana matkoilla ja kokouksissa varmistaen, että kaikki logistiset yksityiskohdat hoidetaan sujuvasti.

Viestintä:

Toimi yhteyshenkilönä toimitusjohtajan ja sisäisten/ulkoisten tahojen välillä.

Häntäile sähköpostiviestintää, puheluita ja muita viestintätehtäviä.

Hallinnollinen tieto harkinnalla.

Hallinnollinen tuki:

Häntäile yleisiä hallinnollisia tehtäviä, kuten asiakirjojen hallintaa, arkistointia ja toimiston organisointia.

Varmista sujuva toimistotoiminta ja avusta tarvittaessa muissa hallinnollisissa tehtävissä.

Vaatimukset:

Kokemus: Todistettu kokemus johdon assistenttina, henkilökohtaisena avustajana tai vastaavassa roolissa, mieluiten johtotason johtajien tukena.

Taidot:

Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot.

Vahvat kommunikointitaidot, sekä kirjallisesti että suullisesti.

Toimisto-ohjelmistojen (Microsoft Office, Google Workspace) ja kalenterityökalujen (Google Kalenteri, Outlook jne.) hallinta.

Kyky käsitellä arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja.

Ominaisuudet:

Proaktiivinen, kyky ennakoida toimitusjohtajan tarpeita.

Erinomainen yksityiskohtien huomioiminen ja kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti.

Joustava ja sopeutuvainen, kyky työskennellä paineen alla nopeatempoisessa ympäristössä.

Halukkuus matkustaa ja olla toimitusjohtajan mukana kokouksissa.

Koulutus: Kandidaatin tutkinto tai vastaava kokemus katsotaan eduksi.

Edullista:

• Kokemus teknologia- tai webhotellialalla työskentelystä katsotaan eduksi.
• Perustekniikan ja webhotelliin liittyvien termien ja käsitteiden tuntemus toimitusjohtajan tukemiseksi toimialakohtaisissa kokouksissa.