Asystent wykonawczy ds. IT i technologii

Poszukujemy dobrze zorganizowanego, proaktywnego i dbającego o szczegóły asystenta dyrektora, który będzie wspierał prezesa i założycieli naszej szybko rozwijającej się firmy hostingowej. Idealny kandydat będzie zarządzał codziennymi zadaniami administracyjnymi, ustalał harmonogram, sporządzał notatki ze spotkań oraz towarzyszył prezesowi na ważnych spotkaniach. Ta rola wymaga doskonałych umiejętności komunikacyjnych, dyskrecji i zdolności do pracy w dynamicznym, szybko zmieniającym się środowisku.

Główne obowiązki:

Zarządzanie kalendarzem:

Zarządzanie i koordynowanie kalendarza prezesa, efektywne planowanie spotkań, wydarzeń i spotkań.

Upewnianie się, że nie ma konfliktów i przypominanie o nadchodzących spotkaniach lub zadaniach.

Planowanie i organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym z klientami, partnerami i zespołem kierowniczym.

Przygotowywanie spotkań i działania następcze:

Przygotowywanie agend, prezentacji i innych istotnych materiałów na spotkania.

Uczestniczenie w spotkaniach z prezesem i sporządzanie szczegółowych notatek, aby zapewnić realizację zadań.

Dystrybucja protokołów ze spotkań, zarządzanie komunikacją między działami i działania następcze w związku z kluczowymi decyzjami.

Zadanie Zarządzanie:

Pomagaj prezesowi w zarządzaniu codziennymi zadaniami, ustalając priorytety i śledząc terminy.

Organizuj zadania i upewnij się, że prezes jest na bieżąco z projektami i listami zadań.

Organizacja podróży:

Organizuj i zarządzaj logistyką podróży, w tym lotami, zakwaterowaniem i transportem.

Towarzysz prezesowi w podróżach i spotkaniach, dbając o to, aby wszystkie szczegóły logistyczne były obsługiwane płynnie.

Komunikacja:

Działaj jako punkt kontaktowy między prezesem a stronami wewnętrznymi/zewnętrznymi.

Obsługuj korespondencję e-mailową, rozmowy telefoniczne i inne zadania komunikacyjne.

Zarządzaj poufnymi informacjami z zachowaniem dyskrecji.

Wsparcie administracyjne:

Zajmuj się ogólnymi zadaniami administracyjnymi, takimi jak zarządzanie dokumentacją, składanie dokumentów i organizacja biura.

Zapewniaj płynne funkcjonowanie biura i pomagaj w dodatkowych czynnościach zadania administracyjne w razie potrzeby.

Wymagania:

Doświadczenie: Udokumentowane doświadczenie na stanowisku asystenta dyrektora, asystenta osobistego lub na podobnym stanowisku, najlepiej wspierające kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Umiejętności:

Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.

Silne umiejętności komunikacyjne, zarówno pisemne, jak i ustne.

Znajomość oprogramowania biurowego (Microsoft Office, Google Workspace) i narzędzi kalendarzowych (Kalendarz Google, Outlook itp.).

Umiejętność obsługi poufnych informacji.

Atrybuty:

Proaktywny, z umiejętnością przewidywania potrzeb dyrektora generalnego.

Wysoka dbałość o szczegóły i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.

Elastyczny i zdolny do adaptacji, zdolny do pracy pod presją w szybko zmieniającym się środowisku środowisko.

Gotowość do podróżowania i towarzyszenia prezesowi na spotkaniach.

Wykształcenie: Preferowane wykształcenie wyższe licencjackie lub równoważne doświadczenie.

Preferowane:

• Doświadczenie w pracy w branży technologicznej lub hostingu stron internetowych będzie dodatkowym atutem.
• Znajomość podstawowych terminów i pojęć związanych z technologią i hostingiem, umożliwiająca wspieranie prezesa podczas spotkań branżowych.