Assistent inom IT och teknik

Vi söker en välorganiserad, proaktiv och noggrann exekutiv assistent för att stödja VD:n och grundarna av vårt snabbt växande webbhotellföretag. Den ideala kandidaten kommer att hantera dagliga administrativa uppgifter, schemaläggning, mötesanteckningar och följa med VD:n till viktiga möten. Denna roll kräver utmärkta kommunikationsförmågor, diskretion och förmågan att arbeta i en dynamisk och snabb miljö.

Huvudansvar:

Kalenderhantering:

Hantera och koordinera VD:s kalender, schemalägg möten, evenemang och möten effektivt.

Se till att det inte finns några konflikter och ge påminnelser för kommande möten eller uppgifter.

Schemalägg och organisera interna och externa möten, inklusive med kunder, partners och ledningsgruppen.

Mötesförberedelse och uppföljning:

Förbered dagordningar, presentationer och annat relevant material för möten.

Delta i möten med VD:n och för detaljerade anteckningar, och säkerställ uppföljning av åtgärdspunkter.

Distribuera mötesprotokoll, hantera kommunikationen mellan avdelningar och följ upp viktiga beslut.

Uppgiftshantering:

Hjälpa VD:n att hantera det dagliga arbetet uppgifter, prioritera och följa deadlines.

Organisera uppgifter och se till att VD:n har koll på projekt och att-göra-listor.

Researrangemang:

Organisera och hantera reselogistik, inklusive flyg, boende och transport.

Följ med VD:n på resor och möten och se till att alla logistiska detaljer hanteras smidigt.

Kommunikation:

Fungera som kontaktpunkt mellan VD:n och interna/externa parter.

Hantera e-postkorrespondens, telefonsamtal och andra kommunikationsuppgifter.

Hantera konfidentiell information med diskretion.

Administrativt stöd:

Hantera allmänna administrativa uppgifter, såsom dokumenthantering, arkivering och kontorsorganisation.

Säkerställa smidig kontorsdrift och bistå med eventuella ytterligare administrativa uppgifter vid behov.

Krav:

Erfarenhet: Dokumenterad erfarenhet som chef Assistent, personlig assistent eller liknande roll, helst med stöd för chefer på C-nivå.

Färdigheter:

Utmärkta organisatoriska och tidshanteringsförmågor.

Starka kommunikationsförmågor, både skriftliga och muntliga.

Kunskaper inom kontorsprogram (Microsoft Office, Google Workspace) och kalenderverktyg (Google Kalender, Outlook, etc.).

Förmåga att hantera känslig och konfidentiell information.

Egenskaper:

Proaktiv, med förmågan att förutse VD:ns behov.

Hög noggrannhet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.

Flexibel och anpassningsbar, kan arbeta under press i en snabb miljö.

Villighet att resa och följa med VD:n till möten.

Utbildning: Kandidatexamen eller motsvarande erfarenhet är att föredra.

Önskvärt:

• Erfarenhet av arbete inom teknik- eller webbhotellbranschen är meriterande.
• Kännedom om grundläggande teknik- och webbhotellsrelaterade termer och koncept för att stödja VD:n i branschspecifika möten.