Assistente esecutivo in IT e tecnologia

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo altamente organizzato, proattivo e attento ai dettagli per supportare l'amministratore delegato e i fondatori della nostra azienda di web hosting in rapida crescita. Il candidato ideale gestirà le attività amministrative quotidiane, la pianificazione, gli appunti delle riunioni e accompagnerà l'amministratore delegato alle riunioni importanti. Questo ruolo richiede eccellenti capacità comunicative, discrezione e la capacità di lavorare in un ambiente dinamico e frenetico.

Responsabilità principali:

Gestione del calendario:

Gestire e coordinare il calendario dell'amministratore delegato, pianificando riunioni, eventi e appuntamenti in modo efficiente.

Garantire che non ci siano conflitti e fornire promemoria per le prossime riunioni o attività.

Pianificare e organizzare riunioni interne ed esterne, anche con clienti, partner e il team dirigenziale.

Preparazione e follow-up delle riunioni:

Preparare ordini del giorno, presentazioni e altro materiale pertinente per le riunioni.

Partecipare alle riunioni con l'amministratore delegato e prendere appunti dettagliati, assicurando il follow-up delle azioni da intraprendere.

Distribuire i verbali delle riunioni, gestire la comunicazione tra i reparti e dare seguito alle decisioni chiave.

Compito Gestione:

Aiutare l'amministratore delegato a gestire le attività quotidiane, definendo le priorità e monitorando le scadenze.

Organizzare le attività e garantire che l'amministratore delegato rimanga al passo con i progetti e le liste di cose da fare.

Organizzazione dei viaggi:

Organizzare e gestire la logistica dei viaggi, inclusi voli, alloggi e trasporti.

Accompagnare l'amministratore delegato in viaggi e riunioni, assicurandosi che tutti i dettagli logistici siano gestiti senza intoppi.

Comunicazione:

Agire come punto di contatto tra l'amministratore delegato e le parti interne/esterne.

Gestire la corrispondenza e-mail, le telefonate e altre attività di comunicazione.

Gestire le informazioni riservate con discrezione.

Supporto amministrativo:

Gestire le attività amministrative generali, come la gestione dei documenti, l'archiviazione e l'organizzazione dell'ufficio.

Garantire il regolare funzionamento dell'ufficio e fornire assistenza per qualsiasi ulteriore attività amministrativa. necessario.

Requisiti:

Esperienza: Esperienza comprovata come assistente esecutivo, assistente personale o in un ruolo simile, idealmente a supporto di dirigenti di livello C.

Competenze:

Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo.

Ottime capacità comunicative, sia scritte che verbali.

Competenza con software per ufficio (Microsoft Office, Google Workspace) e strumenti di calendario (Google Calendar, Outlook, ecc.).

Capacità di gestire informazioni sensibili e riservate.

Attributi:

Proattivo, con la capacità di anticipare le esigenze del CEO.

Elevata attenzione ai dettagli e capacità di gestire più attività contemporaneamente.

Flessibile e adattabile, in grado di lavorare sotto pressione in un ambiente frenetico.

Disponibilità a viaggiare e accompagnare l'amministratore delegato alle riunioni.

Istruzione: Laurea triennale o esperienza equivalente preferita.

Preferibile:

• L'esperienza lavorativa nel settore tecnologico o dell'hosting web è un plus.
• Familiarità con i termini e i concetti di base relativi alla tecnologia e all'hosting per supportare l'amministratore delegato nelle riunioni specifiche del settore.