Asistent Executiv în IT și Tehnologie

Căutăm un Asistent Executiv extrem de organizat, proactiv și atent la detalii pentru a sprijini CEO-ul și fondatorii companiei noastre de găzduire web în creștere rapidă. Candidatul ideal va gestiona sarcinile administrative zilnice, programarea, notele de ședință și va însoți CEO-ul la întâlnirile importante. Acest rol necesită abilități excelente de comunicare, discreție și capacitatea de a lucra într-un mediu dinamic, cu ritm rapid.

Responsabilități cheie:

Gestionarea calendarului:

Gestionați și coordonați calendarul CEO-ului, programând eficient întâlnirile, evenimentele și programările.

Asigurați-vă că nu există conflicte și oferiți mementouri pentru întâlnirile sau sarcinile viitoare.

Programați și organizați întâlniri interne și externe, inclusiv cu clienții, partenerii și echipa de conducere.

Pregătirea și urmărirea întâlnirilor:

Pregătiți ordinea de zi, prezentările și alte materiale relevante pentru întâlniri.

Participați la întâlnirile cu CEO-ul și luați notițe detaliate, asigurând urmărirea acțiunilor luate.

Distribuiți procesele-verbale ale întâlnirilor, gestionați comunicarea între departamente și urmăriți deciziile cheie.

Gestionarea sarcinilor:

Ajutați CEO-ul să gestioneze sarcinile zilnice, stabilirea priorităților și urmărirea termenelor limită.

Organizați sarcinile și asigurați-vă că CEO-ul rămâne la curent cu proiectele și listele de sarcini.

Aranjamente de călătorie:

Organizați și gestionați logistica călătoriilor, inclusiv zborurile, cazarea și transportul.

Însoțiți CEO-ul în călătorii și întâlniri, asigurându-vă că toate detaliile logistice sunt gestionate fără probleme.

Comunicare:

Acționați ca punct de contact între CEO și părțile interne/externe.

Gestionați corespondența prin e-mail, apelurile telefonice și alte sarcini de comunicare.

Gestionați informațiile confidențiale cu discreție.

Suport administrativ:

Gestionați sarcinile administrative generale, cum ar fi gestionarea documentelor, arhivarea și organizarea biroului.

Asigurați buna funcționare a biroului și oferiți asistență cu orice sarcini administrative suplimentare, după cum este necesar.

Cerințe:

Experiență: Experiență dovedită ca Asistent Executiv, Personal Asistent sau într-un rol similar, ideal pentru a sprijini directorii de nivel C.

Abilități:

Excelente abilități de organizare și gestionare a timpului.

Abilități puternice de comunicare, atât scrise, cât și verbale.

Cunoștințe avansate de software de birou (Microsoft Office, Google Workspace) și instrumente de calendar (Google Calendar, Outlook etc.).

Capacitatea de a gestiona informații sensibile și confidențiale.

Atribute:

Proactiv, cu capacitatea de a anticipa nevoile CEO-ului.

Atenție sporită la detalii și capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan.

Flexibil și adaptabil, capabil să lucreze sub presiune într-un mediu dinamic.

Disponibilitate de a călători și de a însoți CEO-ul la întâlniri.

Educație: Diplomă de licență sau experiență echivalentă, de preferință.

De preferință:

• Experiența în domeniul tehnologiei sau al găzduirii web constituie un avantaj.
• Familiaritatea cu termenii și conceptele de bază legate de tehnologie și găzduire pentru a sprijini CEO-ul în cadrul întâlnirilor specifice industriei.