Direktionsassistent i IT og teknologi

Vi søger en yderst organiseret, proaktiv og detaljeorienteret direktionsassistent til at støtte administrerende direktør og grundlæggerne af vores hurtigt voksende webhostingfirma. Den ideelle kandidat vil håndtere daglige administrative opgaver, planlægning, mødenotater og ledsage administrerende direktør til vigtige møder. Denne rolle kræver fremragende kommunikationsevner, diskretion og evnen til at arbejde i et dynamisk og tempofyldt miljø.

Nøgleansvar:

Kalenderstyring:

Administrer og koordiner den administrerende direktørs kalender, planlæg møder, begivenheder og aftaler effektivt.

Sørg for, at der ikke er konflikter, og giv påmindelser om kommende møder eller opgaver.

Planlæg og organiser interne og eksterne møder, herunder med kunder, partnere og ledelsesteamet.

Mødeforberedelse og opfølgning:

Forbered dagsordener, præsentationer og andet relevant materiale til møder.

Deltag i møder med den administrerende direktør, og tag detaljerede noter, og sørg for opfølgning på handlingspunkter.

Distribuer mødereferater, administrer kommunikationen mellem afdelinger, og følg op på vigtige beslutninger.

Opgavestyring:

Hjælp den administrerende direktør med at styre den daglige drift opgaver, prioritering og overholdelse af deadlines.

Organiser opgaver og sørg for, at den administrerende direktør holder styr på projekter og to-do-lister.

Rejsearrangementer:

Organiser og administrer rejselogistik, herunder flyrejser, indkvartering og transport.

Ledsag den administrerende direktør på ture og møder, og sørg for, at alle logistiske detaljer håndteres problemfrit.

Kommunikation:

Funger som kontaktpunkt mellem den administrerende direktør og interne/eksterne parter.

Håndter e-mailkorrespondance, telefonopkald og andre kommunikationsopgaver.

Håndter fortrolige oplysninger med diskretion.

Administrativ support:

Håndter generelle administrative opgaver, såsom dokumenthåndtering, arkivering og kontororganisering.

Sørg for problemfri kontordrift og hjælp med eventuelle yderligere administrative opgaver efter behov.

Krav:

Erfaring: Dokumenteret erfaring som direktør Assistent, personlig assistent eller lignende rolle, ideelt set med henblik på at støtte ledere på C-niveau.

Færdigheder:

Fremragende organisatoriske og tidsstyringsevner.

Stærke kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt.

Færdigheder med kontorsoftware (Microsoft Office, Google Workspace) og kalenderværktøjer (Google Kalender, Outlook osv.).

Evne til at håndtere følsomme og fortrolige oplysninger.

Egenskaber:

Proaktiv med evnen til at forudse den administrerende direktørs behov.

Stor opmærksomhed på detaljer og evnen til at håndtere flere opgaver samtidigt.

Fleksibel og tilpasningsdygtig, i stand til at arbejde under pres i et travlt miljø.

Villighed til at rejse og ledsage den administrerende direktør til møder.

Uddannelse: Bachelorgrad eller tilsvarende erfaring foretrækkes.

Foretrukket:

• Erfaring med at arbejde i tech- eller webhostingbranchen er en fordel.
• Kendskab til grundlæggende tech- og hostingrelaterede termer og koncepter til at støtte administrerende direktør i branchespecifikke møder.