دستیار اجرایی در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات

ما به دنبال یک دستیار اجرایی بسیار منظم، فعال و دقیق برای پشتیبانی از مدیرعامل و بنیانگذاران شرکت میزبانی وب در حال رشد سریع خود هستیم. کاندیدای ایده‌آل، وظایف اداری روزانه، برنامه‌ریزی، یادداشت‌برداری از جلسات را مدیریت خواهد کرد و مدیرعامل را در جلسات مهم همراهی خواهد کرد. این نقش نیازمند مهارت‌های ارتباطی عالی، بصیرت و توانایی کار در یک محیط پویا و سریع است.

مسئولیت‌های کلیدی:

مدیریت تقویم:

مدیریت و هماهنگی تقویم مدیرعامل، برنامه‌ریزی جلسات، رویدادها و قرار ملاقات‌ها به طور کارآمد.

اطمینان از عدم وجود تداخل و ارائه یادآوری برای جلسات یا وظایف آینده.

برنامه‌ریزی و سازماندهی جلسات داخلی و خارجی، از جمله با مشتریان، شرکا و تیم رهبری.

آماده‌سازی و پیگیری جلسات:

تهیه دستور جلسات، ارائه‌ها و سایر مطالب مرتبط برای جلسات.

شرکت در جلسات با مدیرعامل و یادداشت‌برداری دقیق، اطمینان از پیگیری موارد عملی.

توزیع صورتجلسات جلسات، مدیریت ارتباطات بین بخش‌ها و پیگیری تصمیمات کلیدی.

وظیفه مدیریت:

کمک به مدیرعامل در مدیریت وظایف روزانه، تعیین اولویت‌ها و پیگیری مهلت‌ها.

سازماندهی وظایف و اطمینان از اینکه مدیرعامل در جریان پروژه‌ها و فهرست کارها قرار دارد.

ترتیبات سفر:

سازماندهی و مدیریت تدارکات سفر، از جمله پروازها، محل اقامت و حمل و نقل.

همراهی مدیرعامل در سفرها و جلسات، و اطمینان از اینکه تمام جزئیات تدارکاتی به راحتی انجام می‌شود.

ارتباطات:

به عنوان نقطه تماس بین مدیرعامل و طرف‌های داخلی/خارجی عمل کنید.

مکاتبات ایمیلی، تماس‌های تلفنی و سایر وظایف ارتباطی را انجام دهید.

اطلاعات محرمانه را با احتیاط مدیریت کنید.

پشتیبانی اداری:

انجام وظایف اداری عمومی، مانند مدیریت اسناد، بایگانی و سازماندهی دفتر.

اطمینان از عملیات روان دفتر و کمک به آنها با هرگونه وظیفه اداری اضافی در صورت نیاز.

الزامات:

تجربه: تجربه اثبات شده به عنوان دستیار اجرایی، دستیار شخصی یا در نقشی مشابه، در حالت ایده‌آل پشتیبانی از مدیران سطح C.

مهارت‌ها:

مهارت‌های عالی در سازماندهی و مدیریت زمان.

مهارت‌های ارتباطی قوی، چه کتبی و چه شفاهی.

تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس (مایکروسافت آفیس، گوگل ورک‌اسپیس) و ابزارهای تقویم (گوگل کلندر، اوت‌لوک و غیره).

توانایی مدیریت اطلاعات حساس و محرمانه.

ویژگی‌ها:

فعال، با توانایی پیش‌بینی نیازهای مدیرعامل.

توجه زیاد به جزئیات و توانایی مدیریت چندین کار به طور همزمان.

انعطاف‌پذیر و سازگار، قادر به کار تحت فشار در یک محیط پرسرعت محیط.

تمایل به سفر و همراهی مدیرعامل در جلسات.

تحصیلات: مدرک لیسانس یا تجربه معادل آن ترجیح داده می‌شود.

ترجیح داده می‌شود:

• تجربه کار در صنعت فناوری یا میزبانی وب یک مزیت محسوب می‌شود.
• آشنایی با اصطلاحات و مفاهیم اولیه فناوری و میزبانی وب برای پشتیبانی از مدیرعامل در جلسات خاص صنعت.