Assistente Executivo em TI e Tecnologia

Estamos buscando um Assistente Executivo altamente organizado, proativo e detalhista para dar suporte ao CEO e aos fundadores da nossa empresa de hospedagem web em rápido crescimento. O candidato ideal gerenciará tarefas administrativas diárias, agendamento, anotações de reuniões e acompanhará o CEO em reuniões importantes. Esta função requer excelentes habilidades de comunicação, discrição e capacidade de trabalhar em um ambiente dinâmico e de ritmo acelerado.

Principais Responsabilidades:

Gerenciamento de Calendário:

Gerenciar e coordenar o calendário do CEO, agendando reuniões, eventos e compromissos de forma eficiente.

Garantir que não haja conflitos e fornecer lembretes para as próximas reuniões ou tarefas.

Agendar e organizar reuniões internas e externas, inclusive com clientes, parceiros e a equipe de liderança.

Preparação e Acompanhamento de Reuniões:

Preparar pautas, apresentações e outros materiais relevantes para as reuniões.

Participar de reuniões com o CEO e fazer anotações detalhadas, garantindo o acompanhamento dos itens de ação.

Distribuir atas de reuniões, gerenciar a comunicação entre departamentos e acompanhar as principais decisões.

Gerenciamento de Tarefas:

Ajudar o CEO Gerenciar tarefas do dia a dia, definindo prioridades e acompanhando prazos.

Organizar tarefas e garantir que o CEO esteja sempre por dentro dos projetos e listas de tarefas.

Organização de viagens:

Organizar e gerenciar a logística de viagens, incluindo voos, acomodações e transporte.

Acompanhar o CEO em viagens e reuniões, garantindo que todos os detalhes logísticos sejam tratados sem problemas.

Comunicação:

Atuar como ponto de contato entre o CEO e as partes internas/externas.

Lidar com correspondências por e-mail, ligações telefônicas e outras tarefas de comunicação.

Gerenciar informações confidenciais com discrição.

Suporte administrativo:

Lidar com tarefas administrativas gerais, como gerenciamento de documentos, arquivamento e organização do escritório.

Garantir o bom funcionamento do escritório e auxiliar em quaisquer tarefas administrativas adicionais, conforme necessário.

Requisitos:

Experiência: Experiência comprovada como Assistente Executivo, Assistente Pessoal ou em função semelhante, idealmente dando suporte a executivos de nível C.

Habilidades:

Excelentes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.

Fortes habilidades de comunicação, tanto escritas quanto verbais.

Proficiência em softwares de escritório (Microsoft Office, Google Workspace) e ferramentas de calendário (Google Calendar, Outlook, etc.).

Capacidade de lidar com informações sensíveis e confidenciais.

Atributos:

Proativo, com capacidade de antecipar as necessidades do CEO.

Alta atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar várias tarefas simultaneamente.

Flexível e adaptável, capaz de trabalhar sob pressão em um ambiente de ritmo acelerado.

Disponibilidade para viajar e acompanhar o CEO em reuniões.

Formação: Bacharelado ou experiência equivalente é preferível.

Preferencial:

• Experiência de trabalho no setor de tecnologia ou hospedagem web é um diferencial.
• Familiaridade com termos e conceitos básicos de tecnologia e hospedagem para dar suporte ao CEO em reuniões específicas do setor.