Помічник керівника з ІТ та технологій

Ми шукаємо високоорганізованого, проактивного та уважного до деталей помічника керівника для підтримки генерального директора та засновників нашої швидкозростаючої компанії веб-хостингу. Ідеальний кандидат керуватиме щоденними адміністративними завданнями, складатиме графік, вестиме нотатки до зустрічей та супроводжуватиме генерального директора на важливих зустрічах. Ця роль вимагає відмінних комунікативних навичок, дискретності та здатності працювати в динамічному, швидкозмінному середовищі.

Основні обов'язки:

Управління календарем:

Керування та координація календаря генерального директора, ефективне планування зустрічей, подій та зустрічей.

Забезпечення відсутності конфліктів та надання нагадувань про майбутні зустрічі чи завдання.

Планування та організація внутрішніх та зовнішніх зустрічей, зокрема з клієнтами, партнерами та керівною командою.

Підготовка та подальші дії за зустрічами:

Готування порядку денного, презентацій та інших відповідних матеріалів для зустрічей.

Відвідування зустрічей з генеральним директором та ведення детальних нотаток, забезпечення подальшого контролю за виконанням пунктів дій.

Розповсюдження протоколів зустрічей, управління комунікацією між відділами та подальший контроль за ключовими рішеннями.

Управління завданнями:

Допомога генеральному директору в управлінні щоденні завдання, встановлення пріоритетів та відстеження термінів.

Організація завдань та забезпечення того, щоб генеральний директор контролював проекти та списки справ.

Організація поїздок:

Організація та управління логістикою подорожей, включаючи авіаквитки, проживання та транспорт.

Супроводження генерального директора у поїздках та на зустрічах, забезпечення безперебійного виконання всіх логістичних деталей.

Комунікація:

Виступайте контактною особою між генеральним директором та внутрішніми/зовнішніми сторонами.

Обробка електронної пошти, телефонних дзвінків та інших комунікаційних завдань.

Розсудливе керування конфіденційною інформацією.

Адміністративна підтримка:

Виконання загальних адміністративних завдань, таких як управління документами, ведення документації та організація офісу.

Забезпечення безперебійної роботи офісу та допомога з будь-якими додатковими адміністративними завданнями за потреби.

Вимоги:

Досвід роботи: Підтверджений досвід роботи помічником керівника, особистим помічником або на аналогічній посаді, бажано для підтримки керівників рівня C.

Навички:

Відмінні організаторські навички та навички управління часом.

Сильні комунікативні навички, як письмові, так і усні.

Володіння офісним програмним забезпеченням (Microsoft Office, Google Workspace) та інструментами календаря (Google Calendar, Outlook тощо).

Здатність обробляти конфіденційну інформацію.

Характеристики:

Проактивність, здатність передбачати потреби генерального директора.

Висока увага до деталей та здатність одночасно виконувати кілька завдань.

Гнучкість та адаптивність, здатність працювати під тиском у динамічному середовищі.

Готовність до відряджень та супроводу генерального директора на зустрічах.

Освіта: Бажано мати ступінь бакалавра або еквівалентний досвід.

Бажано:

• Досвід роботи в галузі технологій або веб-хостингу буде перевагою.
• Знання основних технічних термінів та концепцій, пов'язаних з хостингом, для підтримки генерального директора на галузевих зустрічах.