Výkonný asistent v IT a technologiích

Hledáme vysoce organizovaného, proaktivního a detailně orientovaného výkonného asistenta, který by podporoval generálního ředitele a zakladatele naší rychle rostoucí webhostingové společnosti. Ideální kandidát bude spravovat každodenní administrativní úkoly, plánovat, vést poznámky ze schůzek a doprovázet generálního ředitele na důležité schůzky. Tato role vyžaduje vynikající komunikační dovednosti, diskrétnost a schopnost pracovat v dynamickém a rychle se měnícím prostředí.

Klíčové odpovědnosti:

Správa kalendáře:

Spravovat a koordinovat kalendář generálního ředitele, efektivně plánovat schůzky, události a události.

Zajistit, aby nedocházelo ke konfliktům, a poskytovat připomenutí nadcházejících schůzek nebo úkolů.

Plánovat a organizovat interní i externí schůzky, včetně schůzek s klienty, partnery a vedením.

Příprava schůzek a následná činnost:

Připravovat programy, prezentace a další relevantní materiály pro schůzky.

Účastnit se schůzek s generálním ředitelem a dělat si podrobné poznámky, zajistit následnou kontrolu plnění úkolů.

Rozdávat zápisy ze schůzek, řídit komunikaci mezi odděleními a sledovat klíčová rozhodnutí.

Správa úkolů:

Pomáhat generálnímu řediteli s řízením každodenní úkoly, stanovování priorit a sledování termínů.

Organizovat úkoly a zajistit, aby generální ředitel měl přehled o projektech a seznamech úkolů.

Cestovní plánování:

Organizovat a řídit cestovní logistiku, včetně letů, ubytování a dopravy.

Doprovázet generálního ředitele na cestách a schůzkách a zajistit hladký průběh všech logistických detailů.

Komunikace:

Působit jako kontaktní osoba mezi generálním ředitelem a interními/externími stranami.

Zpracovávat e-mailovou korespondenci, telefonní hovory a další komunikační úkoly.

Důvěrně spravovat důvěrné informace.

Administrativní podpora:

Řídit obecné administrativní úkoly, jako je správa dokumentů, archivace a organizace kanceláře.

Zajistit hladký chod kanceláře a podle potřeby pomáhat s případnými dalšími administrativními úkoly.

Požadavky:

Zkušenosti: Prokazatelné zkušenosti jako asistentka vedoucího pracovníka, osobní asistentka nebo na podobné pozici, ideálně s podporou vedoucích pracovníků na úrovni C.

Dovednosti:

Vynikající organizační a time management dovednosti.

Silné komunikační dovednosti, písemné i ústní.

Znalost kancelářského softwaru (Microsoft Office, Google Workspace) a nástrojů pro tvorbu kalendáře (Google Kalendář, Outlook atd.).

Schopnost pracovat s citlivými a důvěrnými informacemi.

Vlastnosti:

Proaktivní, se schopností předvídat potřeby generálního ředitele.

Vysoká pozornost k detailům a schopnost zvládat více úkolů současně.

Flexibilní a přizpůsobivý, schopný pracovat pod tlakem v dynamickém prostředí.

Ochota cestovat a doprovázet generálního ředitele na schůzky.

Vzdělání: Bakalářský titul nebo ekvivalentní praxe výhodou.

Výhodou:

• Zkušenosti s prací v technologickém nebo webhostingovém průmyslu výhodou.
• Znalost základních technických a hostingových termínů a konceptů pro podporu generálního ředitele na schůzkách specifických pro dané odvětví.