Asisten Eksekutif di bidang IT & Teknologi

Kami mencari Asisten Eksekutif yang sangat terorganisir, proaktif, dan berorientasi pada detail untuk mendukung CEO & Pendiri perusahaan web hosting kami yang sedang berkembang pesat. Kandidat ideal akan mengelola tugas administratif harian, penjadwalan, notulen rapat, dan mendampingi CEO dalam rapat-rapat penting. Peran ini membutuhkan keterampilan komunikasi yang sangat baik, kebijaksanaan, dan kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan cepat.

Tanggung Jawab Utama:

Manajemen Kalender:

Mengelola dan mengoordinasikan kalender CEO, menjadwalkan rapat, acara, dan janji temu secara efisien.

Memastikan tidak ada konflik dan memberikan pengingat untuk rapat atau tugas mendatang.

Menjadwalkan dan mengatur rapat internal dan eksternal, termasuk dengan klien, mitra, dan tim kepemimpinan.

Persiapan dan Tindak Lanjut Rapat:

Menyiapkan agenda, presentasi, dan materi relevan lainnya untuk rapat.

Menghadiri rapat dengan CEO dan membuat catatan terperinci, memastikan tindak lanjut atas item tindakan.

Mendistribusikan notulen rapat, mengelola komunikasi antar departemen, dan menindaklanjuti keputusan penting.

Tugas Manajemen:

Membantu CEO mengelola tugas sehari-hari, menetapkan prioritas, dan melacak tenggat waktu.

Mengatur tugas dan memastikan CEO selalu menangani proyek dan daftar tugas.

Pengaturan Perjalanan:

Mengatur dan mengelola logistik perjalanan, termasuk penerbangan, akomodasi, dan transportasi.

Menemani CEO dalam perjalanan dan rapat, memastikan semua detail logistik ditangani dengan lancar.

Komunikasi:

Bertindak sebagai penghubung antara CEO dan pihak internal/eksternal.

Menangani korespondensi email, panggilan telepon, dan tugas komunikasi lainnya.

Mengelola informasi rahasia dengan bijaksana.

Dukungan Administratif:

Menangani tugas-tugas administratif umum, seperti manajemen dokumen, pengarsipan, dan pengaturan kantor.

Memastikan kelancaran operasional kantor dan membantu tugas-tugas administratif tambahan lainnya.

Diperlukan.

Persyaratan:

Pengalaman: Pengalaman terbukti sebagai Asisten Eksekutif, Asisten Pribadi, atau peran serupa, idealnya mendukung eksekutif tingkat C.

Keahlian:

Keahlian organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.

Keahlian komunikasi yang kuat, baik tertulis maupun lisan.

Mahir menggunakan perangkat lunak perkantoran (Microsoft Office, Google Workspace) dan alat kalender (Google Calendar, Outlook, dll.).

Kemampuan untuk menangani informasi sensitif dan rahasia.

Atribut:

Proaktif, dengan kemampuan untuk mengantisipasi kebutuhan CEO.

Perhatian tinggi terhadap detail dan kemampuan untuk mengelola beberapa tugas secara bersamaan.

Fleksibel dan mudah beradaptasi, mampu bekerja di bawah tekanan dalam lingkungan yang serba cepat.

Bersedia bepergian dan menemani CEO untuk rapat.

Pendidikan: Gelar Sarjana atau pengalaman setara lebih disukai.

Diutamakan:

• Pengalaman bekerja di industri teknologi atau web hosting merupakan nilai tambah.
• Keakraban dengan istilah dan konsep dasar terkait teknologi dan hosting untuk mendukung CEO dalam rapat khusus industri.