Assistentin der Geschäftsführung im Bereich IT & Technik

Wir suchen eine/n hochorganisierte/n, proaktive/n und detailorientierte/n Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO und der Gründer unseres schnell wachsenden Webhosting-Unternehmens. Der/Die ideale Kandidat/in übernimmt die täglichen Verwaltungsaufgaben, die Terminplanung, die Erstellung von Besprechungsnotizen und begleitet den CEO zu wichtigen Meetings. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Diskretion und die Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

Hauptverantwortlichkeiten:

Kalenderverwaltung:

Verwaltung und Koordination des CEO-Kalenders, effiziente Planung von Meetings, Veranstaltungen und Terminen.

Sicherstellung der Vermeidung von Konflikten und Bereitstellung von Erinnerungen für anstehende Meetings oder Aufgaben.

Planung und Organisation interner und externer Meetings, einschließlich mit Kunden, Partnern und dem Führungsteam.

Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung:

Vorbereitung von Tagesordnungen, Präsentationen und anderen relevanten Materialien für Meetings.

Teilnahme an Meetings mit dem CEO und Anfertigen detaillierter Notizen, Sicherstellung der Nachverfolgung von Aktionspunkten.

Verteilung von Meeting-Protokollen, Verwaltung der Kommunikation zwischen Abteilungen und Nachverfolgung wichtiger Entscheidungen.

Aufgabe Management:

Unterstützen Sie den CEO bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben, setzen Sie Prioritäten und verfolgen Sie Fristen.

Organisieren Sie Aufgaben und stellen Sie sicher, dass der CEO den Überblick über Projekte und To-do-Listen behält.

Reisevorbereitungen:

Organisieren und verwalten Sie die Reiselogistik, einschließlich Flüge, Unterkunft und Transport.

Begleiten Sie den CEO auf Reisen und Meetings und stellen Sie sicher, dass alle logistischen Details reibungslos abgewickelt werden.

Kommunikation:

Fungieren Sie als Ansprechpartner zwischen dem CEO und internen/externen Parteien.

Erledigen Sie E-Mail-Korrespondenz, Telefonanrufe und andere Kommunikationsaufgaben.

Behandeln Sie vertrauliche Informationen diskret.

Administrative Unterstützung:

Erledigen Sie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Dokumentenverwaltung, Ablage und Büroorganisation.

Sorgen Sie für einen reibungslosen Bürobetrieb und unterstützen Sie bei Bedarf bei weiteren Verwaltungsaufgaben.

Anforderungen:

Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften der C-Ebene.

Fähigkeiten:

Ausgezeichnete Fähigkeiten in Organisations- und Zeitmanagement.

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Kenntnisse im Umgang mit Office-Software (Microsoft Office, Google Workspace) und Kalendertools (Google Kalender, Outlook usw.).

Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen umzugehen.

Eigenschaften:

Proaktiv, mit der Fähigkeit, die Bedürfnisse des CEO zu antizipieren.

Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Flexibel und anpassungsfähig, in der Lage, unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

Bereitschaft zu reisen und den CEO zu begleiten Meetings.

Ausbildung: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung bevorzugt.

Bevorzugt:

• Erfahrung in der Technologie- oder Webhosting-Branche ist ein Plus.
• Vertrautheit mit grundlegenden technischen und Hosting-bezogenen Begriffen und Konzepten, um den CEO in branchenspezifischen Meetings zu unterstützen.