Assistante de direction en informatique et technologie

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction hautement organisé(e), proactif(ve) et minutieux(se) pour assister le PDG et les fondateurs de notre entreprise d'hébergement web en pleine croissance. Le/La candidat(e) idéal(e) gérera les tâches administratives quotidiennes, la planification, la prise de notes de réunion et accompagnera le PDG lors des réunions importantes. Ce poste requiert d'excellentes compétences en communication, de la discrétion et la capacité à travailler dans un environnement dynamique et dynamique.

Principales responsabilités :

Gestion du calendrier :

Gérer et coordonner le calendrier du PDG, en planifiant efficacement les réunions, les événements et les rendez-vous.

Veiller à l'absence de conflits et fournir des rappels pour les réunions ou les tâches à venir.

Planifier et organiser des réunions internes et externes, notamment avec les clients, les partenaires et l'équipe de direction.

Préparation et suivi des réunions :

Préparer les ordres du jour, les présentations et autres documents pertinents pour les réunions.

Assister aux réunions avec le PDG et prendre des notes détaillées, en assurant le suivi des points d'action.

Distribuer les procès-verbaux des réunions, gérer la communication entre les services et assurer le suivi des décisions clés.

Tâche Gestion :

Aider le PDG à gérer les tâches quotidiennes, à définir les priorités et à suivre les délais.

Organiser les tâches et s’assurer que le PDG maîtrise les projets et les listes de tâches.

Organisation des voyages :

Organiser et gérer la logistique des voyages, y compris les vols, l’hébergement et le transport.

Accompagner le PDG lors de ses voyages et de ses réunions, en veillant à ce que tous les détails logistiques soient gérés sans problème.

Communication :

Agir comme point de contact entre le PDG et les parties internes/externes.

Gérer la correspondance par e-mail, les appels téléphoniques et autres tâches de communication.

Gérer les informations confidentielles avec discrétion.

Soutien administratif :

Gérer les tâches administratives générales, telles que la gestion des documents, le classement et l’organisation du bureau.

Assurer le bon fonctionnement du bureau et aider à toutes les tâches administratives supplémentaires, le cas échéant. Français requis.

Exigences :

Expérience : Expérience avérée en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou dans un rôle similaire, idéalement en tant que soutien aux cadres dirigeants.

Compétences :

Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

Solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Workspace) et des outils de calendrier (Google Calendar, Outlook, etc.).

Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles.

Attributs :

Proactif(ve), avec la capacité d’anticiper les besoins du PDG.

Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Flexible et adaptable, capable de travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide.

Disponibilité à voyager et à accompagner le PDG aux réunions.

Formation : Baccalauréat ou expérience équivalente préférée.

Préféré :

• Une expérience de travail dans le secteur de la technologie ou de l'hébergement Web est un plus.
• Familiarité avec les termes et concepts de base liés à la technologie et à l'hébergement pour aider le PDG lors de réunions spécifiques au secteur.