Помощник руководителя в сфере ИТ и технологий

Мы ищем высокоорганизованного, инициативного и внимательного к деталям помощника руководителя для поддержки генерального директора и основателей нашей быстрорастущей компании веб-хостинга. Идеальный кандидат будет заниматься ежедневными административными задачами, планированием, протоколированием совещаний и сопровождать генерального директора на важных встречах. Эта роль требует отличных коммуникативных навыков, рассудительности и способности работать в динамичной, быстро меняющейся среде.

Основные обязанности:

Управление календарем:

Управление и координация календаря генерального директора, эффективное планирование встреч, мероприятий и назначений.

Обеспечение отсутствия конфликтов и напоминание о предстоящих встречах или задачах.

Планирование и организация внутренних и внешних встреч, в том числе с клиентами, партнерами и руководящей командой.

Подготовка и последующие действия к встречам:

Подготовка повестки дня, презентаций и других соответствующих материалов для встреч.

Посещение встреч с генеральным директором и ведение подробных записей, обеспечение контроля за выполнением пунктов действий.

Распространение протоколов встреч, управление коммуникацией между отделами и контроль за выполнением ключевых решений.

Задача Управление:

Помощь генеральному директору в управлении повседневными задачами, расстановка приоритетов и отслеживание сроков.

Организация задач и обеспечение контроля генеральным директором за проектами и списками дел.

Организация поездок:

Организация и управление логистикой поездок, включая перелеты, проживание и транспорт.

Сопровождение генерального директора в поездках и встречах, обеспечение бесперебойной обработки всех логистических деталей.

Коммуникация:

Выступать в качестве точки контакта между генеральным директором и внутренними/внешними сторонами.

Обработка электронной почты, телефонных звонков и других коммуникационных задач.

Осторожное управление конфиденциальной информацией.

Административная поддержка:

Выполнение общих административных задач, таких как управление документами, архивирование и офис организация.

Обеспечение бесперебойной работы офиса и помощь в выполнении любых дополнительных административных задач по мере необходимости.

Требования:

Опыт работы: подтвержденный опыт работы в качестве помощника руководителя, личного помощника или в аналогичной роли, в идеале поддержка руководителей высшего звена.

Навыки:

Отличные организационные навыки и навыки управления временем.

Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные.

Свободное владение офисным программным обеспечением (Microsoft Office, Google Workspace) и инструментами календаря (Google Calendar, Outlook и т. д.).

Умение работать с конфиденциальной и конфиденциальной информацией.

Характеристики:

Проактивность, способность предугадывать потребности генерального директора.

Высокое внимание к деталям и способность управлять несколькими задачами одновременно.

Гибкость и Адаптивность, умение работать под давлением в быстро меняющейся среде.

Готовность к командировкам и сопровождению генерального директора на встречах.

Образование: Предпочтительно наличие степени бакалавра или эквивалентного опыта.

Предпочтительно:

• Опыт работы в сфере технологий или веб-хостинга будет плюсом.
• Знание основных терминов и концепций, связанных с технологиями и хостингом, для поддержки генерального директора на отраслевых встречах.