Trợ lý điều hành CNTT & Công nghệ

Chúng tôi đang tìm kiếm một Trợ lý Điều hành có khả năng tổ chức tốt, chủ động và tỉ mỉ để hỗ trợ Tổng Giám đốc Điều hành và các Nhà sáng lập của công ty lưu trữ web đang phát triển nhanh chóng của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng sẽ quản lý các công việc hành chính hàng ngày, lập lịch trình, ghi chép biên bản cuộc họp và tháp tùng Tổng Giám đốc Điều hành đến các cuộc họp quan trọng. Vai trò này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, sự thận trọng và khả năng làm việc trong môi trường năng động, nhịp độ nhanh.

Trách nhiệm chính:

Quản lý lịch:

Quản lý và điều phối lịch làm việc của CEO, lên lịch họp, sự kiện và cuộc hẹn một cách hiệu quả.

Đảm bảo không có xung đột và cung cấp lời nhắc cho các cuộc họp hoặc nhiệm vụ sắp tới.

Lên lịch và tổ chức các cuộc họp nội bộ và bên ngoài, bao gồm cả với khách hàng, đối tác và nhóm lãnh đạo.

Chuẩn bị và theo dõi cuộc họp:

Chuẩn bị chương trình nghị sự, bài thuyết trình và các tài liệu liên quan khác cho các cuộc họp.

Tham dự các cuộc họp với CEO và ghi chép chi tiết, đảm bảo theo dõi các mục hành động.

Phân phối biên bản cuộc họp, quản lý liên lạc giữa các phòng ban và theo dõi các quyết định quan trọng.

Quản lý nhiệm vụ:

Giúp CEO quản lý Nhiệm vụ hàng ngày, thiết lập thứ tự ưu tiên và theo dõi thời hạn.

Tổ chức nhiệm vụ và đảm bảo Tổng Giám đốc điều hành luôn nắm rõ các dự án và danh sách việc cần làm.

Sắp xếp công tác:

Tổ chức và quản lý hậu cần công tác, bao gồm chuyến bay, chỗ ở và phương tiện đi lại.

Tham gia cùng Tổng Giám đốc điều hành trong các chuyến công tác và cuộc họp, đảm bảo mọi chi tiết hậu cần được xử lý suôn sẻ.

Giao tiếp:

Là đầu mối liên lạc giữa Tổng Giám đốc điều hành và các bên nội bộ/bên ngoài.

Xử lý thư từ qua email, điện thoại và các nhiệm vụ giao tiếp khác.

Quản lý thông tin mật một cách kín đáo.

Hỗ trợ hành chính:

Xử lý các nhiệm vụ hành chính chung, chẳng hạn như quản lý tài liệu, lưu trữ và tổ chức văn phòng.

Đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra suôn sẻ và hỗ trợ bất kỳ nhiệm vụ hành chính bổ sung nào khi cần.

Yêu cầu:

Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm đã được chứng minh trong vai trò Trợ lý Điều hành, Trợ lý Cá nhân hoặc vai trò tương tự, lý tưởng nhất là hỗ trợ các giám đốc điều hành cấp C.

Kỹ năng:

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tuyệt vời.

Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, cả bằng văn bản và lời nói.

Thành thạo phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace) và các công cụ lịch (Google Calendar, Outlook, v.v.).

Khả năng xử lý thông tin nhạy cảm và bảo mật.

Đặc điểm:

Chủ động, có khả năng dự đoán nhu cầu của CEO.

Chú ý cao đến chi tiết và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Linh hoạt và thích nghi, có thể làm việc dưới áp lực trong môi trường có nhịp độ nhanh.

Sẵn sàng đi công tác và tháp tùng CEO đến các cuộc họp.

Trình độ học vấn: Ưu tiên bằng cử nhân hoặc kinh nghiệm tương đương.

Ưu tiên:

• Kinh nghiệm làm việc trong ngành công nghệ hoặc lưu trữ web là một lợi thế.
• Nắm vững các thuật ngữ và khái niệm cơ bản liên quan đến công nghệ và lưu trữ để hỗ trợ CEO trong các cuộc họp chuyên ngành.