IT és Tech vezetői asszisztens

Gyorsan növekvő web hosting cégünk vezérigazgatójának és alapítóinak támogatására keresünk egy rendkívül szervezett, proaktív és részletekre odafigyelő ügyvezető asszisztenst. Az ideális jelölt feladata lesz a napi adminisztratív feladatok, az ütemezés, a megbeszélések jegyzőkönyveinek kezelése, valamint a vezérigazgató elkísérése a fontos megbeszélésekre. Ez a szerepkör kiváló kommunikációs készséget, diszkréciót és a dinamikus, gyors tempójú környezetben való munkavégzés képességét igényli.

Főbb feladatok:

Naptárkezelés:

A vezérigazgató naptárának kezelése és koordinálása, a megbeszélések, események és találkozók hatékony ütemezése.

Ütközésmentesség biztosítása és emlékeztetők küldése a közelgő megbeszélésekről vagy feladatokról.

Belső és külső megbeszélések ütemezése és szervezése, beleértve az ügyfelekkel, partnerekkel és a vezetői csapattal tartott megbeszéléseket.

Megbeszélések előkészítése és nyomon követése:

Napirendek, prezentációk és egyéb releváns anyagok elkészítése a megbeszélésekhez.

Vegyen részt a vezérigazgatóval tartott megbeszéléseken, és készítsen részletes jegyzeteket, biztosítva a teendők nyomon követését.

Tervezetek jegyzőkönyveinek kiosztása, a részlegek közötti kommunikáció kezelése és a kulcsfontosságú döntések nyomon követése.

Feladatkezelés:

Segítségnyújtás a vezérigazgatónak a feladatok kezelésében napi feladatok, prioritások meghatározása és határidők nyomon követése.

Feladatok megszervezése és annak biztosítása, hogy a vezérigazgató naprakész legyen a projektekkel és a teendőlistákkal.

Utazási megszervezése:

Utazási logisztika megszervezése és irányítása, beleértve a repülőjegyeket, a szállást és a szállítást.

A vezérigazgató elkísérése utazásokon és megbeszéléseken, biztosítva, hogy minden logisztikai részlet zökkenőmentesen menjen végbe.

Kommunikáció:

Kapcsolattartóként való működés a vezérigazgató és a belső/külső felek között.

E-mail levelezés, telefonhívások és egyéb kommunikációs feladatok kezelése.

Bizalmas információk diszkrét kezelése.

Adminisztratív támogatás:

Általános adminisztratív feladatok, például dokumentumkezelés, iktatás és irodaszervezés kezelése.

A zökkenőmentes irodai működés biztosítása és szükség esetén segítségnyújtás minden további adminisztratív feladatban.

Követelmények:

Tapasztalat: Igazolható tapasztalat vezetői asszisztensként, személyi asszisztensként vagy hasonló szerepkörben, ideális esetben a felsővezetők támogatásával.

Készségek:

Kiváló szervezési és időgazdálkodási készség.

Kiváló kommunikációs készség, írásban és szóban egyaránt.

Irodai szoftverek (Microsoft Office, Google Workspace) és naptáreszközök (Google Naptár, Outlook stb.) ismerete.

Képesség érzékeny és bizalmas információk kezelésére.

Jellemzők:

Proaktív, képes előre látni a vezérigazgató igényeit.

Nagyfokú figyelem a részletekre és több feladat egyidejű kezelésére.

Rugalmas és alkalmazkodóképes, képes nyomás alatt dolgozni gyors tempójú környezetben.

Hajlandóság utazni és elkísérni a vezérigazgatót a megbeszélésekre.

Végzettség: Előnyben részesül az alapképzésben vagy azzal egyenértékű tapasztalat.

Előnyben részesítjük:

• A technológiai vagy web hosting iparágban szerzett tapasztalat előnyt jelent.
• Az alapvető technológiai és hostinggal kapcsolatos kifejezések és fogalmak ismerete az vezérigazgató iparágspecifikus megbeszéléseken való támogatása érdekében.