Lederassistent innen IT og teknologi

Vi søker en svært organisert, proaktiv og detaljorientert lederassistent for å støtte administrerende direktør og grunnleggerne av vårt raskt voksende webhotellfirma. Den ideelle kandidaten vil håndtere daglige administrative oppgaver, planlegging, møtenotater og følge administrerende direktør til viktige møter. Denne rollen krever utmerkede kommunikasjonsevner, diskresjon og evnen til å jobbe i et dynamisk og fartsfylt miljø.

Hovedansvar:

Kalenderadministrasjon:

Administrere og koordinere administrerende direktørs kalender, planlegge møter, arrangementer og avtaler effektivt.

Sørge for at det ikke er noen konflikter, og gi påminnelser for kommende møter eller oppgaver.

Planlegge og organisere interne og eksterne møter, inkludert med kunder, partnere og ledergruppen.

Møteforberedelse og oppfølging:

Utarbeide agendaer, presentasjoner og annet relevant materiale for møter.

Delta på møter med administrerende direktør og ta detaljerte notater, og sørg for oppfølging av handlingspunkter.

Distribuere møtereferater, administrere kommunikasjon mellom avdelinger og følge opp viktige beslutninger.

Oppgavehåndtering:

Hjelpe administrerende direktør med å administrere den daglige driften oppgaver, sette prioriteringer og spore tidsfrister.

Organiser oppgaver og sørg for at administrerende direktør holder oversikt over prosjekter og gjøremålslister.

Reisearrangementer:

Organiser og administrer reiselogistikk, inkludert flyreiser, overnatting og transport.

Følg administrerende direktør på turer og møter, og sørg for at alle logistiske detaljer håndteres problemfritt.

Kommunikasjon:

Funger som kontaktpunkt mellom administrerende direktør og interne/eksterne parter.

Håndter e-postkorrespondanse, telefonsamtaler og andre kommunikasjonsoppgaver.

Håndter konfidensiell informasjon med diskresjon.

Administrativ støtte:

Håndter generelle administrative oppgaver, som dokumenthåndtering, arkivering og kontororganisering.

Sørg for smidig kontordrift og bistå med eventuelle ytterligere administrative oppgaver etter behov.

Krav:

Erfaring: Dokumentert erfaring som leder Assistent, personlig assistent eller lignende rolle, ideelt sett med støtte til ledere på toppnivå.

Ferdigheter:

Utmerkede organisasjons- og tidsstyringsevner.

Sterke kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig.

Ferdigheter med kontorprogramvare (Microsoft Office, Google Workspace) og kalenderverktøy (Google Kalender, Outlook osv.).

Evne til å håndtere sensitiv og konfidensiell informasjon.

Egenskaper:

Proaktiv, med evnen til å forutse administrerende direktørs behov.

Svært detaljfokus og evnen til å håndtere flere oppgaver samtidig.

Fleksibel og tilpasningsdyktig, i stand til å jobbe under press i et fartsfylt miljø.

Villighet til å reise og følge administrerende direktør til møter.

Utdanning: Bachelorgrad eller tilsvarende erfaring foretrukket.

Foretrukket:

• Erfaring fra teknologi- eller webhotellbransjen er en fordel.
• Kjennskap til grunnleggende teknologi- og hostingrelaterte termer og konsepter for å støtte administrerende direktør i bransjespesifikke møter.