مساعد تنفيذي في تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا

نبحث عن مساعد تنفيذي يتمتع بمستوى عالٍ من التنظيم والمبادرة والدقة لدعم الرئيس التنفيذي ومؤسسي شركة استضافة المواقع الإلكترونية سريعة النمو لدينا. المرشح المثالي سيتولى إدارة المهام الإدارية اليومية، والجدولة، وتدوين ملاحظات الاجتماعات، ومرافقة الرئيس التنفيذي في الاجتماعات المهمة. يتطلب هذا الدور مهارات تواصل ممتازة، وحكمة، والقدرة على العمل في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة التقويم:

إدارة وتنسيق تقويم الرئيس التنفيذي، وجدولة الاجتماعات والفعاليات والمواعيد بكفاءة.

التأكد من عدم وجود تعارضات وتقديم تذكيرات للاجتماعات أو المهام القادمة.

جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك مع العملاء والشركاء وفريق القيادة.

إعداد الاجتماعات ومتابعتها:

إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية والمواد الأخرى ذات الصلة بالاجتماعات.

حضور الاجتماعات مع الرئيس التنفيذي وتدوين ملاحظات مفصلة، وضمان متابعة بنود العمل.

توزيع محاضر الاجتماعات، وإدارة الاتصالات بين الإدارات، ومتابعة القرارات الرئيسية.

المهمة الإدارة:

مساعدة الرئيس التنفيذي في إدارة المهام اليومية، وتحديد الأولويات وتتبع المواعيد النهائية.

تنظيم المهام والتأكد من بقاء الرئيس التنفيذي على رأس المشاريع وقوائم المهام.

ترتيبات السفر:

تنظيم وإدارة لوجستيات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل.

مرافقة الرئيس التنفيذي في الرحلات والاجتماعات، والتأكد من التعامل مع جميع التفاصيل اللوجستية بسلاسة.

التواصل:

العمل كنقطة اتصال بين الرئيس التنفيذي والأطراف الداخلية / الخارجية.

التعامل مع المراسلات عبر البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ومهام الاتصال الأخرى.

إدارة المعلومات السرية بتكتم.

الدعم الإداري:

التعامل مع المهام الإدارية العامة، مثل إدارة المستندات والملفات وتنظيم المكتب.

ضمان سلاسة المكتب العمليات والمساعدة في أي مهام إدارية إضافية حسب الحاجة.

المتطلبات:

الخبرة: خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو في دور مماثل، ويفضل أن يكون ذلك لدعم المديرين التنفيذيين من المستوى C.

المهارات:

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.

مهارات اتصال قوية، كتابية وشفوية.

إتقان برامج المكتب (Microsoft Office وGoogle Workspace) وأدوات التقويم (Google Calendar وOutlook وما إلى ذلك).

القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

الصفات:

استباقي، مع القدرة على توقع احتياجات الرئيس التنفيذي.

اهتمام كبير بالتفاصيل والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.

مرن وقابل للتكيف، وقادر على العمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى البيئة.

الاستعداد للسفر ومرافقة الرئيس التنفيذي إلى الاجتماعات.

التعليم: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من خبرة.

المفضل:

• الخبرة في العمل في مجال التكنولوجيا أو استضافة الويب ميزة إضافية.
• المعرفة بالمصطلحات والمفاهيم الأساسية المتعلقة بالتكنولوجيا والاستضافة لدعم الرئيس التنفيذي في الاجتماعات الخاصة بالصناعة.