Uitvoerend assistent in IT & Tech

We zijn op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en detailgerichte Executive Assistant ter ondersteuning van de CEO en oprichters van ons snelgroeiende webhostingbedrijf. De ideale kandidaat beheert dagelijkse administratieve taken, maakt planningen, notuleert vergaderingen en vergezelt de CEO naar belangrijke vergaderingen. Voor deze functie zijn uitstekende communicatieve vaardigheden, discretie en het vermogen om in een dynamische, snel veranderende omgeving te werken vereist.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Agendabeheer:

Beheer en coördineer de agenda van de CEO, plan vergaderingen, evenementen en afspraken efficiënt in.

Zorg dat er geen conflicten zijn en geef herinneringen voor aankomende vergaderingen of taken.

Plan en organiseer interne en externe vergaderingen, inclusief met klanten, partners en het leiderschapsteam.

Voorbereiding en opvolging van vergaderingen:

Bereid agenda's, presentaties en andere relevante materialen voor vergaderingen voor.

Woon vergaderingen bij met de CEO en maak gedetailleerde aantekeningen, zorg voor opvolging van actiepunten.

Vergadernotulen verspreiden, communicatie tussen afdelingen beheren en opvolging geven aan belangrijke beslissingen.

Taakbeheer:

De CEO helpen Dagelijkse taken beheren, prioriteiten stellen en deadlines bijhouden.

Taken organiseren en ervoor zorgen dat de CEO op de hoogte blijft van projecten en takenlijsten.

Reisregelingen:

Reislogistiek organiseren en beheren, inclusief vluchten, accommodatie en vervoer.

De CEO begeleiden op reizen en vergaderingen en ervoor zorgen dat alle logistieke details soepel verlopen.

Communicatie:

Functioneren als aanspreekpunt tussen de CEO en interne/externe partijen.

E-mailcorrespondentie, telefoongesprekken en andere communicatietaken afhandelen.

Vertrouwelijke informatie discreet beheren.

Administratieve ondersteuning:

Algemene administratieve taken uitvoeren, zoals documentbeheer, archivering en kantoororganisatie.

Zorgen voor soepele kantooractiviteiten en indien nodig helpen met aanvullende administratieve taken.

Vereisten:

Ervaring: Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse, persoonlijk assistent of in een vergelijkbare rol, idealiter ter ondersteuning van leidinggevenden op C-niveau.

Vaardigheden:

Uitstekende organisatorische vaardigheden en vaardigheden op het gebied van timemanagement.

Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

Bekwaamheid in het gebruik van kantoorsoftware (Microsoft Office, Google Workspace) en agendatools (Google Agenda, Outlook, enz.).

Vermogen om gevoelige en vertrouwelijke informatie te verwerken.

Kenmerken:

Proactief, met het vermogen om te anticiperen op de behoeften van de CEO.

Hoge aandacht voor details en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.

Flexibel en aanpasbaar, in staat om onder druk te werken in een snelle omgeving.

Bereidheid om te reizen en de CEO te vergezellen naar vergaderingen.

Opleiding: Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring is een pré.

Voorkeur:

• Ervaring in de technologie- of webhostingindustrie is een pré.
• Vertrouwen in basisbegrippen en concepten op het gebied van technologie en hosting is een pré om de CEO te ondersteunen bij branchespecifieke vergaderingen.